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梧州高級中學 政府采購管理內部控制制度 (2021年修訂)

來源: 作者: 發布時間:2021年01月26日 浏覽次數: 次 [字體: ] [收藏] [打印文章]

梧州高級中學

政府采購管理內部控制制度

2021年修訂

第一章  总则

第一条 为了规范学校采购行为,提高学校采购效率,明确岗位职责,有效降低采购成本,满足学校对优质资源的需求,维护公开、公平、公正的市场竞争环境,加强对学校采购行为的内部控制和管理,防范采购过程中的差错和舞弊,桂财采[2019]72号和梧教[2020]105号文件要求,结合学校实际,特制定本制度。

第二条 学校各处室为履行其职能或为师生教育教学服务,使用财政性资金外购货物、服务、维修、基建工程等,适用本制度。

第三条 学校采购实行集中采购和分散采购相结合,采购项目必须严格执行相关审批、核准、备案管理等基本程序。

 

第二章 管理机构

第四条 成立学校采购领导小組,由校长任組长,分管财务后勤的副校长(副书记),成员由各处室负责人、专职采购员和教師代表組成。领导小組組长对学校采购负总责,具体事务由总务处牵头組织开展,学校内部控制监督小組负责监督检查。

第五条 学校采购领导小組的主要职责是:传达上级有关文件精神,对各部门的政府采购申请进行审批及組织采购。学校内部控制监督小組对部门采购行为实行过程负责监督检查,对发现的问题及时进行纠正,调查处理交易活动的投诉和纠纷。

 

第三章 岗位设置及职责

第六条 实施归口管理,明确岗位职责。明确校长室为管理部门,各处室为采购执行部门。总务处牵头建立本单位政府采购内部控制制度,建立政府采购与预算、财政资金、资产、使用等业务机构或岗位之间沟通协调的工作机制,共同做好编制政府采购预算和实施计划、确定采购需求、組织采购活动、履约验收、答复询问质疑、配合投诉处理及监督检查等工作。

第七条 强化内部监督。学校内部控制监督小組要发挥监督作用,加强对采购执行过程监管工作。畅通问题反馈和受理渠道,通过检查、考核和设置监督电话或信箱等多种途径查找和发现问题,有效分析、预判、管理、处置风险事项。

第八条 合理设岗,强化权责对应。

(一)界定崗位職責。

(二)不相容崗位分離。

(三)相關業務多人參與。

(四)實施定期輪崗。

第四章 政府采购业务管理

第九条 学校使用财政性资金采购的货物、工程和服务都属于政府采购范围,必须执行政府采购制度。严格按照《广西壮族自治区财政厅关于公布广西政府集中采购目录及标准(2020年版)的通知》(桂采【2019】72号)的要求执行,对于集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务执行集中采购,对采购目录以外或者采购限额标准以下的货物、工程和服务执行分散采购。

第十条 政府采购程序。政府采购程序包括下列主要步骤:采购需求论证,确定并执行采购方式,订立及履行采购合同,验收,结算。

第十一条 采购需求论证。采购需求部门先組织市场调查,进行立项申报,并由采购需求部门按要求牵头組织采购需求论证工作。编制年初预算时,财务室应組织召开各部门会议,传达年初预算精神,对各部门提出的采购申请进行审核。对确需要采购的项目报采购领导小組审核,采购领导小組着重从学校是否有相应的财力支撑和采购的必要性方面进行论证。

第十二条 政府采购预算编制及审批。学校按梧州市财政局的要求,在编制年度预算时,应同时编制政府采购预算。申请采购的货物、工程和服务必须符合国家有关规定,并考虑其经济性和实用性。没有编制预算的采购原则上不批准,确因特殊情况必须采购的,须经过领导班子审议同意。

第十三条 汇编政府采购计划。学校根据采购预算,对采购的货物或者服务对市场作充分的调研,汇总编制采购需求计划。

第十四条 确定并执行采购方式。具体采购方式为:公开招标、邀请招标、竞争性谈判采购、单一来源采购、询价采购、竞争性磋商采购、现场议价、集体审议决策;学校视采购主体和采购金额不同分别采用不同的采购方式。

(一)單項合同估算價1萬元以下的貨物類和服務類項目采購,由采購人填寫采購申請表,經采購領導小組、采購工作小組以及采購監督小組相關負責人審批同意購買後,在總務處備案,屬集中采購目錄以內的執行集中采購,並經政采雲平台審核備案後直接在政采雲電子賣場或定點服務供應商直接下單采購;對采購目錄以外的貨物類和服務類執行分散采購,不需要在政采雲平台編制和備案采購計劃,可直接在政采雲電子賣場采購。

(二)單項合同估算價1萬元以下的工程類項目采購,由采購人填寫采購申請表,經采購領導小組審批同意購買後,在總務處備案,可采用電話詢價、現場議價的方式進行,按照“比質比價、貨比三家”的原則,確保公開透明,降低采購成本。

(三)單項合同估算價1萬元以上、5萬元以下的貨物類和服務類項目采購,由采購人填寫采購申請表,經采購領導小組開會審批同意購買後,在總務處備案,屬集中采購目錄以內的執行集中采購,並經政采雲平台審核備案後直接在政采雲電子賣場或定點服務供應商直接下單采購;對采購目錄以外的貨物類和服務類執行分散采購,不需要在政采雲平台編制和備案采購計劃,可直接在政采雲電子賣場采購。

(四)单项合同估算价1万元以上、5万元以下的工程类项目采购,由采购人填写采购申请表,经采购领导小組开会审批同意购买后,在总务处备案,需在学校官网发布招標公告,公示采购内容和采购明细,組织不少于3家相应单位的招标,网上公示中标结果,签订采购合同后购买;可采用询价、邀请招标、现场议价和集体审议的方式进行,按照“比质比价、货比三家”的原则,确保公开透明,降低采购成本。

(五)單項合同估算價5萬元以上、20萬元以下的貨物類和服務類項目采購,由采購人填寫采購申請表,經采購領導小組開會審批同意購買後,在總務處備案,報教育局項目辦審核並報局領導審批,屬集中采購目錄以內的執行集中采購,並經政采雲平台審核備案後直接在政采雲電子賣場或定點服務供應商直接下單采購;對采購目錄以外的貨物類和服務類執行分散采購,不需要在政采雲平台編制和備案采購計劃,可直接在政采雲電子賣場采購,也可采用詢價、邀請招標、現場議價和集體審議的方式進行,按照“比質比價、貨比三家”的原則,確保公開透明,降低采購成本。

(六)单项合同估算价5万元以上、30万元以下的工程类项目采购,由采购人填写采购申请表,经采购领导小組开会审批同意购买后,在总务处备案,报教育局项目办审核并报局领导审批,需在学校官网发布招標公告,公示采购内容和采购明细,組织不少于3家相应单位的招标,网上公示中标结果,签订采购合同后购买;可采用询价、邀请招标、现场议价和集体审议的方式进行,按照“比质比价、货比三家”的原则,确保公开透明,降低采购成本。

(七)單項合同估算價20萬元以上、30萬元以下的貨物類、服務類項目采購和30萬元以上、60萬元以下的工程類項目采購,由采購人填寫采購申請表,經采購領導小組開會審批同意購買後,在總務處備案,報教育局項目辦審核並報局領導審批,原則上通過委托招標代理機構進行采購,可采用競爭性談判采購、單一來源采購、詢價采購、競爭性磋商采購等方式。

(八)單項合同估算價30萬元以上的貨物類、服務類項目采購和60萬元以上的工程類項目采購,由采購人填寫采購申請表,經采購領導小組開會審批同意購買後,在總務處備案,報教育局項目辦審核並報局領導審批,再經政采雲平台審核備案,依程序委托招標代理機構進行采購,可采用公開招標、邀請招標、競爭性談判采購、單一來源采購、詢價采購、競爭性磋商采購等方式。

第十五条 关于政府采购中可研、立项、设计、招标代理、造价咨询、造价评审、监理等中介机构的确定应按《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国招标投标法》有关规定执行。

(一)單項合同估算價在20萬元以上、60萬元以下的貨物類、服務類采購和單項合同估算價在30萬元以上、60萬元以下的工程類采購的中介機構確定,經采購領導小組開會審批同意後,在總務處備案,報送教育局項目辦審核並報分管領導審批。

(二)單項合同估算價在60萬元以上、100萬元以下的政府采購的中介機構確定(含招標文件審定),經采購領導小組開會審批同意後,在總務處備案,報送教育局項目辦審核並逐級呈分管領導和主要領導審批。

(三)單項合同估算價在100萬元以上的政府采購的中介機構確定(含招標文件審定),經采購領導小組開會審批同意後,在總務處備案,報送項目辦審核後呈局黨組會討論審定。

第十六条 订立及履行采购合同,验收,结算。学校根据招标的结果编制采购合同,实施采购、組织验收。验收无误后按照采购合同进行结算。

第十七条 采购验收管理。合同实施过程中和采购结束,学校应組织技术部门、纪检监察部门、工会代表和使用部门的相关人员进行检查验收。

第十八条 采购质疑答复与投诉管理。采购过程中出现供应商质疑和投诉,应按《政府采购质疑和投诉办法》解决,采购人负责供应商质疑答复,供应商投诉由上级部门依法处理。

 

第五章 风险评估及内控目标

第十九条 明确责任主体。政府采购工作組织结构设置应遵循统一领导、分级管理、目标一致、权责分明的原则,根据学校工作需要成立政府采购监督小組,由学校内部审计、工会代表和纪检部门发挥监督作用。申请采购部门为組织实施政府采购项目的责任部门,部门负责人为相关责任人,负责本部门需要办理政府采购项目的具体事项。每个采购项目都要确定具体负责人,以明确项目风险和切实做好内部控制,确保内控制度有效施行。

第二十条 内控目标。以“分事行权、分岗设权、分级授权”为主线,通过制定制度、健全机制、完善措施、规范流程,逐步形成依法合规、运转高效、风险可控、问责严格的政府采购内部运转和管控制度,做到约束机制健全、权力运行规范、风险控制有力、监督问责到位。

第二十一条 对政府采购内控制度执行情况进行必要的绩效考核。充分调动各项目参与人员的积极性,将政府采购内控执行情况纳入学校的绩效考评,督促项目参与人提高认识,保障项目预算和政府采购政策的最终执行。

 

第六章 附则

第二十二条 本制度由学校负责解释。

 

附件:

1.學校采購領導小組成員、工作小組、監督小組成員及工作職責

2.學校物品采購操作流程說明

3.梧州高級中學采购招标评审专家库成员名单及职责

 

 

 

 

 

 

 

 

附件1

學校采購領導小組、工作小組、監督小組成員名單及工作職責

一、采購領導小組成員名單及工作職責

(一)采購領導小組成員名單

  長:李其斌

副組长:譚遠森 

成 員:關甯 莫光耀  藍偉東 羅仲威 

  (二)采购领导小組工作职责

1.貫徹執行有關政府采購的政策法規,全面負責領導學校政府采購管理工作。

2.負責制定學校采購內部管理制度,並對制度執行情況監督檢查。

3.研究決定重大采購事項,審定采購預算和計劃。

4.協調解決采購業務執行中的重大問題,監督采購項目的實施,重點加強對采購申請、立項審批、采購招標、合同訂立、驗收、付款等環節的監控督查。

5.其他相關決策事宜。

二、采购工作小組成员名单及工作职责

(一)采购工作小組成员名单

組 长:楊逢雲

副組长:霍亮  

成 員:邱婷婷 高 雯 潘健菁 柯雄華  鍾瑞顔 王 炀 

(二)采购工作小組工作职责

1.組织学习有关政府采购的政策法规,制定学校采购管理办法,严格采购程序,规范采购行为。 

2.负责统筹和組织实施学校采购工作。分类编制年度采购计划;论证优化采购项目方案;組织采购项目招标工作;根据采购项目中标通知书,代表学校签订合同;組织采购项目的实施、验收工作;创建采购工作台帐。

3.配合落实重大采购事项决策程序。重大采购事项由采购领导小組研究确定采购意向,采购工作小組充分论证,制定采购方案,提交党政联席会议研究同意后方能实施。

4.购置纳入政府采购目录的项目,应按照有关规定实施政府采购;购置未纳入政府采购目录的项目,应严格规范采购与付款程序。大额货物、工程与服务采购项目,由采购工作小組和申购部门相关人员組成采购项目工作小組开展采购工作;采购日常工作,由鍾瑞顔负责实施采购、签订合同,柯雄华、王炀负责收货及組织申购部门验收,潘健菁、高雯负责预算编制和付款;低值易耗物品采购由学校后勤部门按规范实施。

5.負責采購工作中的合同管理,建立必要的法律咨詢審查制度,嚴格依法簽訂並履行合同。資産購建完成後,應及時按照國家有關專業標准、合同條款進行現場勘驗、測試和清點。驗收不合格,不得辦理結算手續,不得交付使用,並按合同條款及時向有關責任人提出退貨或索賠。

三、采购监督小組成员名单及工作职责

(一)采购监督小組成员名单

組 长馬曉彤

副組长歐貴文 

成 員蘇健 張建甯、黃雁冰 關豐 劉北文

(二)采购监督組工作职责

1.建立健全內部監督管理及檢查制度,全過程監督檢查學校采購流程,監督采購部門執行有關采購法律法規和相關規定的情況。

2.參加采購工作會議和相關招標、評標工作,定期召開監督工作會議,聽取采購工作管理辦公室工作彙報,制止違規采購,堅決杜絕貪汙、受賄的行爲,保證學校采購工作公開、公平、公正和健康有序進行。

3.定期對學校采購工作開展情況進行檢查,發現問題及時給予解決。

4.受理並認真調查處理有關質疑、投訴和舉報,及時糾正和查處采購活動中的違紀違規行爲。

 

附件2

學校物品采購采購操作流程說明


  爲了提高學校采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本,滿足學校對優質資源的需求,進一步規範物資采購流程,加強與各部門間的配合,特制訂本制度。

一、申請采購及其規定

(一)申請采購單的要素,完整的申請采購單應包括以下要素:
  1.申請采購的部門;
  2.申請采購物品所屬項目;
  3.申請采購的用途;
  4.申請采購的物品名稱;
  5.申請采購的物品數量;
  6.申請采購的物品規格;
  7.申請采購物品的樣品、圖片或詳細參數資料等;
  8.申請采購的物品的需求時間;
  9.申請采購如有特殊需要請備注;
  10.申請采購申請人;
  11.申請采購部門主管審核意見;
  12.總務處負責人審核意見;

13.分管領導審批意見;
  14.校長審批意見。
  (二)申請采購及其提報規定
  1.申请采购单应按照要素填写完整、清晰,由申请采购部门负责人、总务处负责人、分管领导和校长审批,报总务处备案后交由采购工作小組进行采购;
  2.申请采购的货物、服务和工程项目的审批及备案按《梧州高級中學政府采購管理內部控制制度第十四條有關規定執行。

3.遇急需的物资,领导不在的情况,可以电话或其他形式请示,征得同意后提报采购工作小組,签字确认手续后补。
  4.如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的産品,申請采購部門必須作出書面說明。
  二、由学校組织进行询价采购、竞争性谈判采购、现场议价、集体审议决策采购及其规定
  ( - )需在学校官网发布招標公告,公示采购内容和采购明细,公示时间不少于3个工作日,必须要有不少于3家有资质的供应商报名进行竞标;招标工作结束后,网上公示中标结果,公示时间不少于1个工作日。

(二)對于緊急申請采購項目應優先處理。

(三)招标评审会工作由采购工作小組按招標公告的时间組织进行,并事先通知采购申请人和随机抽取2名或者4名“梧州高級中學采购招标评审专家库”成员参与评审,采购监督小組成员参与监督。

(四)參與招標工作的評審人員應按招標文件的要求,認真審閱來參加競標的供應商的資質和實力,是否具有提供或完成我學校所需物資和項目的能力。對供應商的供應能力,交貨時間及産品或服務質量進行確認。對于合格供應商的價格水平進行市場分析,是否其他廠商的價格最低,所報價格的綜合條件更加突出。在實際評審工作中遇到問題應及時與采購申請人或采購部門溝通,在同等質量的前提下,選取價低者。
  (五)詢價采購、現場議價采購、集體決策采購應按照規定的格式或擬定完整的招標文件格式進行。

(六)在招标时遇到特殊情况应书面报请學校領導批示。

(七)重要項目應通過一定的方法對目標單位的實力,資質進行驗證和審查,如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等。
  三、合同的簽訂

合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協議。依法成立的合同,受法律保護。

(一) 合同正文應包含的要素
  1.合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點;
  2.采購物品、服務或工程項目的名稱;

3.采購物品的規格、數量或工程量、單價、總價及合同總額, 清單、技術文件與確認圖紙是合同不可分割的部分;
  4.包裝要求;
  5.合同總額應含稅,含運達學校的總價,特殊情況(如有的貨物可以在合同中明確界定清楚卸貨、搬運、安裝、調試等費用)應注明;
  6.付款方式;
  7.交貨日期;
  8.質量保證期;
  9.質量要求及規範;
  10.違約責任和解決糾紛的辦法;
  11.供需方的信息;
  12.其他約定。

(二)合同簽訂
  1.如涉及到技術問題及學校機密的,注意保密責任;

2.擬定合同條款時-定要將各種風險降低到最低;
  3.爲防止合同工程量追加或追加無依據,打包采購時要求供貨方提供分項報價清單;
  4.遇貨物訂購數量較多且價值較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來場協助清點;
  5.質保期一定要明確從什麽時候開始,並應盡量要求廠商延長産品質保期;
  6.詳細約定發票的提供時間及要求;
  7.針對不同的合同約定不同的付款方式,如設備類的合同一般應分按照預付款、驗收款,調試服務款、質量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等;
  8.與初次合作的單位合作時, 應少付預付款或不付預付款(多留質量保證金,一般是合同總額的5%);
  9.違約責任一定要詳細、具體;
  10.招標彙總表巡簽完畢後方可進行合同的簽訂工作;
  11.合同簽定應按照規定格式對合同初稿進行巡簽審查;

12.合同巡签审查通过后应由學校領導签字,加盖学校公章方可生效;
  13.簽訂的所有合同應及時報送學校辦公室(存檔)及財務部門(備查及付款)

四、付款及合同執行
  (一)付款規定
  1.所有已簽訂合同付款時應參照學校的相關規定執行;

2.按照進度付款的采購項目必須確保質檢合格方可付款;

3.财务部门在接到付款审批单应在3天内付款,以免影响合同的执行和供货周期,遇特殊情况限延期付款的应及时的通知总务处并汇报學校領導。
  (二)合同執行
  1.已签订合同由总务处项目负责人负责跟进,由总务处负责人进行监督,如出现问题,总务处应及时提出建议或补救措施,并及时通知申请采购部门及學校領導;
  2.已簽訂的合同在執行期間,應及時掌握合作單位對于合同義務和責任的履行情況,跟蹤並督促其保質保量,按時履約;
  3.合同在履行期間應按照上方約定嚴格執行合同,遇未盡事宜應及時協商並簽訂補充合同。

六、驗收與入庫
  1.學校所采購物品,入庫前均應通過使用部門的檢驗或驗收;
  2.合同标的物在运达学校后,采购工作小組应及时通知申请采购部门,由申请采购部门及时安排卸货与搬运;
  3.申請采購部門應及時驗收合同標的物,申請采購部門已經驗收的産品應及時進入後勤倉庫或部門倉庫,並及時出具入庫清單;
  4.固定資産及服務按照學校財務規定由資産管理員完成登記等手續。

七、工程類項目驗收

(一)驗收權限

1.1万元以内的工程项目验收,由采购工作小組成员主持完成,相关项目采购申请人或使用部门负责人、采购领导小組成员1人、采购监督小組成员1人、财务人员共同参加;

2.1万元以上、5万元以下的工程项目验收,由采购工作小組副組长主持完成,相关项目采购申请人和使用部门负责人、采购领导小組成员2人、采购监督小組成员2人、财务人员共同参加;

3.5万元以上、30万元以下的工程项目验收,由采购工作小組組长主持完成,相关项目采购申请人和使用部门负责人、采购领导小組副組长、采购监督小組副組长、财务人员共同参加;

4.30万元以上的工程项目是委托招标代理公司进行采购的,验收工作由采购工作小組組长主持完成,相关项目采购申请人和使用部门负责人、采购领导小組組长、采购监督小組組长、财务人员以及监理公司工作人员共同参加。

(二)驗收要求

1.建設項目工程驗收,應參照國家驗收規範及省、市建設主管部門有關工程驗收的規定進行;

2.監理機構督促相關單位提供工程驗收所需資料,對工程驗收提出監理意見;

3.采购监督小組和财务人员对验收的项目提出结算意见;

4.所有參加工程項目驗收人員應對工程質量是否符合規範要求,在工程驗收意見表格中簽署明確的書面意見。

(三)特殊驗收

1.所有特殊情况的工程项目验收,如滞后或影响项目工程整体验收,由采购工作小組向学校采购领导小組出具专项报告,说明特殊验收产生的原因、情况和解决办法与期限。待学校党政联席会议研究同意后,方可依本规定要求的相关程序組织验收;

2.特殊情況的工程項目驗收的權限及要求,依據工程類項目驗收規定的驗收權限和驗收要求進行。

(四)驗收整改

1.工程验收不合格的项目,30万元以下的由采购领导小組责成采购工作小組督促施工单位进行整改,整改完成后,依本规定要求的程序重新組织验收,合格为止。30万元以上的由采购工作小組责成监理公司督促施工单位进行整改,整改完成后,依本规定要求的程序重新組织验收,合格为止。

2.工程验收不合格的项目,相关部门不得办理工程结算手续,财务部门不得办理工程款的支付手续。特殊情况,报学校采购领导小組,待学校党政联席会议讨论研究后,根据会议记要进行处理。

(五)責任追究

1.已接到通知應參加驗收的相關人員,無故不參加工程驗收者,無論給學校是否造成損失,均需承擔相應責任。

2.工程验收組织者,如没有按规定及时組织相关人员参加工程验收,无论给学校是否造成了损失,均须承担相应责任。

3.因工程質量問題,建設項目不能辦理工程驗收,致使學校無法如期使用而造成損失的,學校有權追究相關人員的責任。依法依規依合同追究監理公司的違約責任。

(六)驗收移交

1.已完成验收的建设项目,由采购工作小組织相关人员,加速办理工程结算手续,并完成整理工程结算档案,依程序交由学校指定的档案部门保管;

2.建设项目完成工程验收后,采购工作小組应在两周内,依程序将项目移交学校相关职能部门及接受管理或使用部门。

3.因特殊验收等原因,由采购工作小組及相关职能部门,经充分论证可以交付使用的前提下,报学校采购领导小組,待学校党政联席会议研究同意后,可依程序将工程项目移交学校相关职能部门及接受管理或使用部门试运行。

 

附件3

梧州高級中學采购招标评审专家库成员名单及职责

一、招標評審專家庫名單及職責

(一)評審專家庫成員名單

韦伟华   姚明霞  廖建华  梁天妍  周刚  马德信  朱姬  凌艺方  陈广云  赵汝生  雷珺妍  李树斌

  (二)評審專家工作職責及要求

1.按时参加评审活动。遇特殊情况不能出席或不能按时参加评审的,应在开标前3个小时告知学校采购工作小組。

2.嚴格遵守與評審工作相關的法律、法規及規範性文件。

3.按照規定的評審程序、評審標准和評審方法,對供應商所供貨物、工程和服務質量進行評審,不受任何單位或個人幹預,依法進行獨立評審,公正地作出判斷並提出評審意見,不得向外界泄露評審情況。

4.发现供应商在本次招标活动中有不正当竞争或恶意串通等违规行为,应及时向学校采购领导小組或采购监督小組报告并加以制止。

5.有推薦中標候選供應商的表決權。

6.法律、法規和規章規定的其他權利。

                                           梧州高級中學

                                          2021年1月25日

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